Jag har sedan länge närt en önskan om att jag inte ska vara beroende av en specifik dator, utan att jag bara ska kunna sätta mig på vilken dator som helst och börja arbeta och ha tillgång till allting jag behöver direkt.
Nu äntligen är vi där! Det mesta av det jag arbetar med finns som olika tjänster som jag når via min webbläsare. Och skulle jag arbeta med filer så kan jag antingen ladda upp dem på Drive vårt Google Apps konto eller lägga dem i min Dropbox-mapp så att de synkas ut i molnet.
Google Apps for Business
2010 gick vi med i Google Apps for Business för vår Skapa.se-domän. Det gör att vi kan dela kalendrar, samarbeta i gemensamma dokument i Googles Drive, samla mail i grupper och dela på gemensamma kontakter. Att kunna sitta och arbeta flera personer tillsammans samtidigt i samma dokument ger enorma tidsvinster, exempelvis när vi skriver offerter eller rapporter. Att jag dessutom ser hela familjens aktiviteter i samma kalender som mina jobbhändelser gör det enklare att få allt privat att fungera.
Harvest för enkel och säker tidrapportering
Tidrapporteringen är central i Skapas verksamhet. För ett par år sedan gick vi in i en molntjänst som heter Harvest. Det är en snabb och lättanvänd lösning för tidrapportering, men som ändå är kraftfull. Det går snabbt att filtrera fram olika uppgifter ur det, vilket snabbar upp faktureringsarbetet. I och med att inläggning är enklare och snabbare än tidigare, så är jag mer säker på att allt blir helt rätt. Och i och med att tjänsten ligger i molnet är den tillgänglig från vilken plattform som helst.
Highrise för säljanteckningar
När vi såg hur bra det fungerade med tidrapporteringen, bestämde vi oss för att använda molntjänsten Highrise för säljanteckningarna. Det har smarta lösningar för att få in informationen (vilket oftast är största problemet med CRM-system). Jag kan exempelvis lägga med en Highrise-mailadress i BCC-fältet när jag mailar kunder och prospects, och systemet sorterar då automatiskt in mailet mot rätt kontakt.
Dropbox för att kunna nå filerna var som helst
Vi har avslutat backupen på vår tidigare filserver och istället använder vi Dropbox som en slags backup på den. Vi vill kunna komma åt filerna direkt oavsett var jag är. Med molntjänsten Dropbox speglas alla filerna från filservern ut i molnet. Via Dropbox appar i telefonen eller via ett webbgränssnitt så kan jag nå filerna var jag vill ifrån.
Backupify för backup
Men vad händer om exempelvis Google kraschar en dag? Ja, det skulle kunna vara riktigt jobbigt. Därför använder vi en annan moln-tjänst som heter Backupify som tar backup på allt vår material som vi har i vårt Google Apps moln (mail, Drive-filer, kontakter, etc.).
En stor fördel med de här tjänsterna är att de är så enkla att skala upp. När vi får en ny medarbetare på Skapa, så är det bara att lägga till en person till i de här tjänsterna.
Och vilken lättnad att inte behöva tänka på serverhårdvara, backup-tejper, strömförsörjning eller inbrottsrisker.
För de flesta små och medelstora verksamheter, tror jag att det kan finnas stora vinster att gå över till molntjänster. Om man bara kan hantera rädslan för eventuell insyn från FRA, NSA, CIA, etc., så är det en kanonlösning.
Har du någon synpunkt eller fråga på detta, får du gärna skriva en kommentar.
